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Heute gibt es wieder drei Tipps für Dein System.

Hast Du gerade Zeit, erledige einen Punkt auf der Liste. Ich bin grundsätzlich davon überzeugt, dass bei den meisten Tätigkeiten und Aufgaben feste Termine nicht immer wichtig sind. Deshalb bestehen in meinen Listen weit über 50% der Aufgaben ohne festen Zieltermin. Wenn ich gerade Leerlauf habe oder meine Kreativität für eine bestimmte Arbeit erschöpft ist, dann gehe ich diese Liste durch und erledige eine der Punkte darauf.

Der Kalender ist ausschliesslich für Termine da und nicht, um Deine Aufgaben zu verwalten. Es ist das eine, aus einer Aufgabe einen Termin zu machen, aber bitte nicht den Kalender mit unzähligen Aufgaben dicht machen. Dafür ist er nicht gedacht. Viel mehr macht es Sinn, sich eine große Aufgabe rauszusuchen und diese in den Tag einzuplanen. Ein Gespräch mit einen Mitarbeiter, ein Besuch, etc. Das macht dann auch Sinn in den Kalender geschrieben zu werden. Oder Du schreibst von 08.00 bis 09.00 Uhr in den Kalender “Mein System prüfen und Aufgaben erledigen” rein.

Unterteile Deine Aufgaben in einzelne Schritte. Also nicht “Haus bauen” als einzelne Aufgabe aufschreiben. ;-) Der Hausbau ist als Projekt in deinem System viel besser aufgehoben. Bei Aufgaben, die mehrere Schritte benötigen, schreibe lieber die einzelnen Schritte auf, als nur die Aufgabe. Beispiel: “Formular für Finanzamt ausfüllen und eintüten”, “Formular zum Finanzamt fahren und einwerfen”.

Falls Du Dich nun fragst, um was es hier eigentlich geht, lies einfach den ersten Beitrag zu dieser Serie.

In der Kommunikation können viele Fehler gemacht werden. Oft sind Formulierungen negativ und somit demotivierend. Positive Formulierungen versuchen dagegen, meinen Gegenüber zu respektieren und in evtl. sogar zu motivieren.

Beispiele

negativ: Sie sprechen zu leise!
positiv: Sprechen Sie bitte etwas lauter.

negativ: Sie haben das falsche Papier genommen und die Zahlen sind viel zu klein gedruckt!
positiv: Nehmen Sie bitte die blauen Briefbögen und drucken Sie bitte die Zahlen etwas größer.

negativ: Sie stehen bei Ihren Präsentationen sehr verkrampft!
positiv: Wechseln Sie bei der nächsten Präsentation mal das Standbein und bewegen Sie die Arme etwas mehr beim Sprechen.

negativ: Das Modell xy ist hässlich!
positiv: Zum Modell xy passen eher warme, dunkle Farben.

via EDV - Ende der Vernunft

Am Ende des Blogs wird von dem Wordpress-Plugin WP-Stats und von WordPress.com Stats ein kleiner Smiley als Grafik eingefügt. Um diesen zu entfernen, muss im CSS-File des aktiven Themes folgende Zeile angehängt bzw. eingefügt werden:

img#wpstats{display:none}

via Email von Harald

Nun wissen wir mehr über unser Gehirn und seinen Problemen, welches System Du verwenden solltest und wie mein persönliches System aussieht.

Ich möchte Euch noch ein paar einfache Tipps geben, wie Euer System zur Verwaltung von Aufgaben und Tätigkeiten verwendet wird. Denn das System alleine ist ja noch kein System. ;-)

Damit es nicht zu viel wird, gibt es jeden Tag drei Tipps:

Schreibe alles auf, wirklich alles. Hab ich zwar schon mehrfach geschrieben, aber es ist wirklich die wichtigste Regel. Wenn nicht alles aufgeschrieben ist, dann funktioniert Dein System nicht.

Die 2-Minuten-Regel. Dauert eine Tätigkeit weniger als 2 Minuten, erledige sie sofort. Dauert es länger als 2 Minuten wird die Tätigkeit aufgeschrieben.

Beginne Deinen Tag damit, Dein System durchzusehen. Mache evtl. aus einer wichtigen Tätigkeit einen Termin oder blocke Dir einen bestimmen Tagesabschnitt dafür. Erst wenn Du damit fertig bist, darfst Du Dein Email-Programm öffnen. Glaube mir, es ist besser so. Ansonsten beginnst Du Deinen Tag damit reaktiv auf Mails zu reagieren und nicht den Tag proaktiv und selbst zu gestalten!

Morgen geht es dann mit drei Tipps weiter…

• VMware ESX, NIC Teaming, and VLAN Trunking with HP ProCurve
• iTunes Error 1601
• How to Use iPhone Cydia - A Walkthrough
• PacketPro - Loadbalancer
• Veeam Monitor - Free ESXi Monitor for VMware infrastructure
• WP-UserOnline - Anzeige welche User gerade auf dem Blog online sind
• SUSE Studio - Erstellen eigener SuSe Images
• Jailbreak iPhone 2.2 (2G/3G) using PwnageTool
• Zennaware - Cornerstone Subversion Client for Mac OS X
• Wordpress Global Translator Plugin
• Limit size of Time Machine backups on Time Capsule
• Google PageRank Check
• Zennaware - Cornerstone Subversion Client for Mac OS X

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Die Wahrnehmung des Mensch passiert über seine 5 Sinne. Diese sind Visuell (sehen), Auditiv (hören), Kinästhetisch (fühlen), Olfaktorisch (riechen) und Gustatorisch (schmecken).

Die Abkürzung dafür ist VAKOG.

Die meisten bevorzugen einen der drei Hauptsinne (visuell, auditiv oder kinästhetisch). Es gibt natürlich auch Menschen die in mehreren Wahrnehmungsbereichen sich heimisch fühlen.

Nehmen zwei Gesprächspartner ihren Gegenüber mit unterschiedlichen Sinnen wahr, ist dies der Kommunikation nicht förderlich. Einer spricht dann mit visuellen Wörtern (…sieht das für Sie gut aus…), aber sein Gegenüber kommt besser mit auditiven Wörtern (…hört sich der Vorschlag für sie gut an…) klar.

Um herauszufinden, welchen Sinn mein Gesprächspartner bevorzugt, kann ich z.B. die Augenzugangshinweise verwenden oder merke es auch daran, wie er seine Sätze bildet. Wenn ich nun meine Sprache an seine Wahrnehmung anpasse, sind beide auf der gleichen “Wellenlänge” und die Kommunikation wird effektiver.

Hier noch eine kleine Tabelle, zur Veranschaulichung der 5 Sinne der Wahrnehmung:

Anbei eine Darstellung zu den Augenzugangshinweisen, die ich für einen Vortrag vor einiger Zeit erstellt habe.

Vielleicht kann der eine oder andere, das Bild mal brauchen.

Gestern habe ich mit einer Beitragsreihe über “Dein System” zur Verwaltung von Aufgaben und Tätigkeiten begonnen. Es ist eine Mischung aus unterschiedlichen Methoden, wie GTD, ZTD, Selbstadministration und meiner persönlichen Erfahrung.

Natürlich kann ich auch nur einen kleinen Ausschnitt geben, was ich da genau mache. Denn im Selbstmanagement geht es um viel mehr, als nur darum Aufgaben zu verwalten.

Ich habe festgestellt, dass viele sich zu statisch an bestimmte Methoden halten. Davon halte ich persönlich nicht so viel. Jeder Mensch ist einzigartig und hat seine eigene Arbeitsweise. Viele der Systeme sind auch viel zu kompliziert in der Handhabung, da man zu viel beachten muss und einstellen kann.

Ich möchte Dir hier lediglich Anregungen und Ideen mitgeben, um Dir Dein eigenes System zu erstellen. Dabei entscheidet jeder ob sein System am Ende nur eine Aufgabenliste auf Papier ist, oder zu einem komplexen System wie GTD wird. [mehr]